Secrétariat Assistanat jobs

Als Office Assistant sind Sie für die professionelle Organisation und Koordination sämtlicher Office-Management-Aktivitäten verantwortlich.

In dieser anspruchsvollen Vertrauensposition unterstützen Sie ein Mitglied der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft und agieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern. Die Rolle bietet ein breites Aufgabenspektrum in einem professionellen, wertschätzenden und langfristig orientierten Unternehmensumfeld.

In dieser Funktion unterstützen Sie eine Führungspersönlichkeit auf C-Level professionell und vorausschauend in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sorgen für effiziente Abläufe, koordinieren komplexe Termine und tragen wesentlich zu einer reibungslosen Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen bei.

En tant que Receptionniste / Back-Office 80% Fr/All, vous assurez l'accueil et les tâches administratives courantes. Vous contribuez à une prise en charge claire des demandes en français et en allemand ainsi qu'au bon suivi des activités de back-office.

As a Consultant Pre-Archiving, you will help prepare records for structured archiving within the Not For Profit sector. You will organise and review documentation so that information is ready for secure retention and future use.

En tant qu'Assistante de Direction à 50 % dans le secteur à but non lucratif, basé(e) à Lausanne, vous jouerez un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel des activités de la direction. Vous serez chargé(e) de gérer diverses tâches essentielles pour assurer le bon fonctionnement du département.

Pour accompagner son développement et renforcer son organisation interne, la Fondation Nomads recherche un·e Office Manager rattaché·e directement à la directrice.

Véritable pilier administratif de la Fondation, vous assurez le bon fonctionnement quotidien de l'organisation, dans les domaines de la comptabilité, des salaires et du secrétariat de direction. Vous permettez ainsi à la direction et à l'équipe de se concentrer sur leur mission.

Ce poste offre l'opportunité d'apporter un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au sein d'un environnement exigeant et dynamique. Le/la titulaire sera responsable de la gestion d'agendas complexes, de la coordination des activités quotidiennes et du suivi des priorités stratégiques.

En tant que Coordinateur Documentaire Et Administratif 80-100 % (H/F), vous assurez la gestion documentaire et administrative nécessaire au bon fonctionnement des activités dans le secteur de la santé. Vous coordonnez les informations, les documents et les tâches administratives afin de garantir un suivi structuré et fiable.

Nous recherchons un(e) Secrétaire de Direction pour accompagner la direction dans la gestion administrative, l'organisation des réunions, le suivi des dossiers et la coordination des activités quotidiennes.

En tant que Coordinateur Administratif, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des services commerciaux et le soutien administratif de l'équipe. Ce poste est un Try and Hire de 12 mois et le taux de travail est à 100%.

En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) du Bureau Exécutif, vous assurez la coordination administrative et l'organisation quotidienne. Vous facilitez la gestion des priorités du CEO et contribuez à la fluidité des échanges avec les parties prenantes internes et externes.

The Grants Coordinator will support the management of institutional grants, ensuring donor compliance, coordinating reporting processes, and contributing to proposal development. This is a 3-month temporary assignment for a bilingual (French/English) professional with proven experience in grants management within the humanitarian or international development sector.

Dans le cadre de ce poste polyvalent basé à Genève, vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif des activités liées à la gestion locative, tout en intervenant sur des problématiques à dimension juridique. Vous évoluerez au sein d'un environnement professionnel structuré, avec des responsabilités variées et une réelle autonomie dans la gestion de vos dossiers.

En tant que secrétaire médicale 100%, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative des dossiers médicaux et l'assistance des professionnels de la santé. ce poste temporaire est basé à genève, dans le secteur de la santé.

We are seeking a highly organized and detail-oriented Publishing Assistant to support a busy international organization during a temporary assignment of approximately four months. Reporting to the Publishing Team, you will play a key role in coordinating publication workflows, ensuring the timely processing of documents, and maintaining high standards.

As a Telephonist (FR/ENG/ITA), you will be responsible for managing multilingual phone communications, welcoming visitors, and ensuring smooth front-desk operations within an international environment. You will also provide administrative and logistical support, acting as a key point of contact for both internal teams and external stakeholders.

As a Receptionist, you will play a key role in creating a professional and welcoming environment while supporting the efficient day-to-day operations of a leading commodity trading firm. Serving as a trusted point of contact for visitors, employees, and external stakeholders, you will contribute to the seamless management of office activities and administrative processes.

As a Temporary Administrative Assistant (6-12 Month Assignment) you will provide organised administrative support within the insurance industry and help keep daily office activities running smoothly. You will manage core secretarial tasks and contribute to clear, reliable coordination across the Secretarial & Business Support department

Our client is a prestigious international company based in Geneva and is seeking a highly professional Trilingual Receptionist for a short-term assignment of a two weeks, with an immediate start.

Our client is a leading international organization seeking a proactive and service-oriented Facilities Coordinator to support the smooth operation of its Geneva headquarters. This role plays a key part in delivering an exceptional workplace experience through facilities management, office coordination, vendor supervision and employee support services.

We are searching for a Business Travel Specialist 80% for a 9-month temporary assignment, aiming to coordinate travel arrangements and help ensure business journeys, trips and events run smoothly.

We are looking for an experienced and highly organised Executive & Personal Assistant to support senior stakeholders in a dynamic international environment. This broad role combines executive support, travel coordination, project management, HR administration and event organisation. The ideal candidate is proactive, discreet and thrives in a fast-paced setting where attention to detail and adaptability are essential.

To support its operations during a temporary period, they are seeking an experienced and service-oriented Office Assistant to ensure the smooth running of the office while providing high-quality administrative support to senior management and internal stakeholders.

As part of an international Sales and Relationship Management Support team, you will provide operational and client support across onboarding, KYC and relationship management activities for institutional clients. You will work closely with sales teams, relationship managers and internal stakeholders to ensure an efficient and high-quality client experience.

As a Team Assistant, you will provide essential administrative and coordination support to a Facilities team, ensuring the smooth management of technical requests, supplier interactions, projects and documentation. You will act as a key liaison between internal stakeholders, external service providers and technical teams in a dynamic environment.

As a Documentation Coordinator, you will organize, track, and maintain documentation to support an important business project within a global organization. You will help ensure that records remain accurate, accessible, and up to date while coordinating with various stakeholders throughout this temporary assignment.

The organization operates in an international environment and is seeking a highly professional, proactive, and discreet Executive Assistant to provide dedicated support to the CEO during a 12-month period.

This hybrid role combines translation quality assurance and revision (50%) with project coordination activities (50%). The successful candidate will be responsible for ensuring the quality and consistency of Spanish-language content while coordinating multilingual workflows, stakeholders, and external language service providers.

Join the Division for Africa within an international organization in Geneva, providing administrative and coordination support. The role covers budgeting, meetings, travel and documentation.