Secrétariat Assistanat jobs

Als Sachbearbeiter Administration / Backoffice (m/w/d) übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung des Tagesgeschäfts. Sie sind verantwortlich für die Pflege von Stammdaten in SAP, die Erstellung von Offerten und Regierechnungen sowie die effiziente Abwicklung weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben.

In dieser Funktion unterstützen Sie eine Führungspersönlichkeit auf C-Level professionell und vorausschauend in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sorgen für effiziente Abläufe, koordinieren komplexe Termine und tragen wesentlich zu einer reibungslosen Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen bei.

In dieser Vertrauensposition agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO und internen sowie externen Anspruchsgruppen. Sie übernehmen ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen, finanziellen und projektbezogenen Aufgaben und leisten einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Executive Offices.

In dieser projektbezogenen Funktion unterstützen Sie das Operations-Team bei der Bereinigung und Vervollständigung historischer Auftrags-, Rechnungs- und Kostendaten. Sie recherchieren fehlende Informationen, gleichen Datenbestände ab und pflegen relevante Angaben in SAP ein, um die Datenqualität und den Abschluss älterer Geschäftsvorfälle sicherzustellen.

The Grants Coordinator will support the management of institutional grants, ensuring donor compliance, coordinating reporting processes, and contributing to proposal development. This is a 3-month temporary assignment for a bilingual (French/English) professional with proven experience in grants management within the humanitarian or international development sector.

En tant que Réceptionniste en Etude Notariale, vous serez responsable d'accueillir les visiteurs et de gérer les communications téléphoniques, tout en assurant un support administratif efficace. Ce poste requiert un sens particulier du détail et une excellente organisation.

Nous recherchons une Assistante Family Office / Paralegal pour assurer le suivi administratif, documentaire et réglementaire d'une clientèle privée internationale. Ce poste s'adresse à une personne issue d'une banque, d'un Family Office, d'une étude d'avocats ou d'une fiduciaire souhaitant évoluer dans un environnement entrepreneurial et dynamique.

En tant que Secrétaire de Direction à 50 %, basé(e) à Lausanne, vous soutiendrez les activités administratives et organisationnelles pour une fondation d'ordre public. Ce poste temporaire requiert de grandes compétences rédactionnelles et un sens aigu de l'autonomie. Il est à pourvoir immédiatement pour une durée de trois à six mois.

Dans le cadre d'un poste temporaire de 12 mois, vous occuperez rapidement un poste de Coordinateur/trice Service Client, au sein du secteur industriel. Vous serez en charge de la gestion des relations clients et du suivi administratif lié à leurs demandes et utiliserez vos trois langues Fr-Ang-All au quotidien.

En tant que Coordinateur Administratif, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des services commerciaux et le soutien administratif de l'équipe. Ce poste est un Try and Hire de 12 mois et le taux de travail est à 100%.

Poste combinant un rôle d'Executive Assistant au CIO et d'Office Manager, assurant un support exécutif (agenda, comités, déplacements) ainsi que la gestion des opérations quotidiennes du bureau. Le poste requiert organisation, proactivité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant.

Ce poste de secrétaire juridique au sein d'une organisation à but non lucratif représente une excellente opportunité pour un(e) professionnel(le) rigoureux(se) et bien organisé(e). Vous intégrerez une équipe de support administratif et contribuerez activement au bon fonctionnement des activités depuis une structure basée en région lausannoise.

L'Assistant(e) administratif(ve) à temps partiel (20-40%) jouera un rôle clé en soutenant les activités administratives et organisationnelles d'une PME en plein centre-ville de Genève.

Assistant(e) de Direction et Opérations à 60% basé(e) à Genève, vous êtes en charge de fournir un support administratif et organisationnel au sein du secteur du retail. Vous contribuez activement à la gestion des opérations et des tâches administratives.

Nous recherchons un(e) Secrétaire Médicale organisée, rigoureuse et dotée d'une expérience préalable de secrétaire médicale en Suisse. Vous serez un point de contact essentiel entre les patients, les médecins et les différents intervenants de l'établissement.

En tant que secrétaire médicale 100%, vous jouerez un rôle clé dans la gestion administrative des dossiers médicaux et l'assistance des professionnels de la santé. ce poste temporaire est basé à genève, dans le secteur de la santé.

Our client is a prestigious international company based in Geneva and is seeking a highly professional Trilingual Receptionist for a short-term assignment of a two weeks, with an immediate start.

To support its operations during a temporary period, they are seeking an experienced and service-oriented Office Assistant to ensure the smooth running of the office while providing high-quality administrative support to senior management and internal stakeholders.

Our client is a well-established international organisation located in the heart of Geneva. They are seeking a professional, service-oriented, and highly organised Receptionist & Office Assistant to ensure the smooth day-to-day running of the office and provide an exceptional experience to visitors, clients, and employees. We are looking for someone with an excellent English and a fluent level of French.

This 5-month assignment supports the coordination, administration and monitoring of international projects and stakeholder activities within a multicultural environment. The role combines project support, research, reporting, event coordination and administrative responsibilities while working closely with a wide range of internal and external partners.

The organization operates in an international environment and is seeking a highly professional, proactive, and discreet Executive Assistant to provide dedicated support to the CEO during a 12-month period.

We are looking for a detail-oriented Documentation & Compliance Coordinator to support the management, organization, and optimization of critical GMP documentation. The role focuses on improving document accessibility, maintaining compliant archiving practices, and supporting operational excellence across laboratory and compliance functions.

This Legal Secretary position within a non-profit organization represents an excellent opportunity for a meticulous and well-organized professional. You will join an administrative support team.

Ce poste consiste à piloter une équipe de professionnels du social en garantissant la qualité et la cohérence des prestations d'aide sociale. Il comprend également un suivi opérationnel de dossiers, notamment dans l'accompagnement et l'intégration des bénéficiaires.

In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Unterstützung des Teams. Sie koordinieren verschiedene interne und externe Themen und sorgen dafür, dass Informationen, Termine und administrative Prozesse zuverlässig organisiert sind.

We are seeking a highly organized, agile, and business-minded professional to support a senior leadership in a dynamic and fast-paced environment.

This is not a traditional administrative assistant role. The successful candidate will act as a trusted partner to senior leaders, contributing to business operations, executive coordination, strategic projects, stakeholder engagement, and team effectiveness.

This role supports the processing and administration of international records, documentation and operational transactions. The position offers a varied mix of administrative coordination, data management, reporting and stakeholder support within an international environment.

The Governance Manager supports the effective functioning of Boards and Committees by coordinating governance processes, preparing high-quality documentation, and managing stakeholder engagement. The role ensures compliant and efficient decision-making while driving governance improvements within a complex international organization.

We are seeking a highly professional, proactive, and adaptable Executive Assistant to provide comprehensive support to the General Manager. This role requires exceptional organizational skills, sound judgment, discretion, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced business environment.

This position provides both strategic and hands-on support to the CEO, with a strong emphasis on managing a complex international schedule and coordinating extensive global travel. The Executive Assistant will serve as a trusted partner to the CEO, working closely with senior stakeholders and ensuring the smooth execution of executive priorities.