Office Management Support jobs

Als Koordinator/in Empfang & Administration übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Organisation und Koordination administrativer Aufgaben. Diese vielseitige Position verbindet Empfangstätigkeiten, Office-Management-Aufgaben sowie administrative Unterstützung.

Suchen Sie eine spannende Gelegenheit, Ihre administrativen Fähigkeiten in einem professionellen Umfeld einzusetzen?

Unser Kunde ist ein etabliertes Unternehmen im Dienstleistungsumfeld, das für hohe Qualitätsstandards und eine kollegiale, teamorientierte Arbeitskultur bekannt ist. Zur Unterstützung des wachsenden Teams suchen wir eine engagierte, gut organisierte und serviceorientierte Executive Assistant, die ein dynamisches Umfeld schätzt und Freude daran hat, Führungskräfte in anspruchsvollen Aufgabenstellungen umfassend zu begleiten.

Le·la Réceptionniste trilingue assure l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires, gère les tâches administratives de la réception et garantit une expérience professionnelle et chaleureuse dans trois langues : français et anglais.

We are looking for a service‑oriented Office Assistant to manage day‑to‑day office operations and provide executive support to the Chief of Staff of the CEO. This is a key role, ensuring a smooth and welcoming environment while supporting strategic coordination at executive level. The ideal candidate is polished, discreet, solution‑driven, and thrives in a fast‑paced environment. 

In this role, you will provide comprehensive support to the principal and their family, managing a fast‑paced agenda, coordinating lifestyle matters, and ensuring seamless day‑to‑day organisation. While the position offers the flexibility to work from home, mobility and a valid driver's license are essential. Occasional travel with the family may also be required.

The Executive Assistant to the CEO provides high‑level administrative and strategic support, acting as a trusted partner in managing day‑to‑day operations, communications, and strategic priorities. The role requires exceptional organisational skills, discretion, and the ability to anticipate needs in a fast‑paced, evolving environment.

Dans un rôle central de soutien opérationnel et administratif, l'Assistant·e de Direction (50%) contribue au bon fonctionnement de la direction et des équipes. La personne assure la coordination administrative, la gestion RH de premier niveau, ainsi que l'appui aux processus internes. Ce poste est essentiel pour garantir une organisation fluide, une communication efficace et un support fiable aux différents départements.

Un family office privé basé à Genève recherche un·e Personal Assistant expérimenté·e à 60% pour assurer un support administratif fluide et superviser la gestion des propriétés ainsi que le personnel de maison. Ce rôle exige une grande discrétion, une excellente organisation et une forte capacité à gérer plusieurs priorités de manière proactive.

A private family office based in Nyon is seeking a high‑level Executive Assistant with strong project coordination skills to support daily operations and strategic initiatives. This is a pivotal role combining executive support, cross‑functional coordination, and hands‑on project management.

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to support three Vice Presidents within a fast‑paced, international environment. This role offers the opportunity to work closely with senior leadership, ensure operational excellence, and contribute to the smooth coordination of strategic activities

Our client, a renowned international company in the cosmetics industry, is seeking a highly organized, discreet, and proactive Executive Assistant (80%) to support three C‑Level Executives. This is a unique opportunity to join a dynamic, fast‑moving, and creative environment where excellence, innovation, and attention to detail are key.

We are seeking a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive support to the Chief Financial Officer (CFO) and Chief Legal Officer (CLO) of a leading international organization. This role requires discretion, efficiency, and the ability to manage complex schedules and priorities in a fast-paced environment.

We are seeking a highly organized and proactive Personal Assistant to provide comprehensive support to a CEO. This role requires exceptional attention to detail, adaptability, and discretion, as you will be managing complex schedules and handling sensitive information.
Start date is ASAP and for 8 months.

The EXECUTIVE ASSISTANT will provide high-level administrative support, ensuring the smooth operation of daily tasks within the PROFESSIONAL SERVICES sector. This temporary, part-time role in GENÈVE requires strong organizational skills and attention to detail.

En tant qu'Assistant/e de Vente Trilingue, vous aurez pour mission d'assurer un support administratif et organisationnel tout en garantissant un service client de qualité, ainsi que de la gestion de projets. Vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du département des ventes, au sein d'une entreprise dynamique.

As a Personal Assistant, you will provide comprehensive administrative and organizational support to the principal and the office. You will ensure smooth day-to-day coordination and maintain strong relationships with external partners such as banks, insurance companies, and service providers.

Workload: 60% to 80% (daily presence required, mainly afternoons)

This is an exciting opportunity to join a highly international organisation based in Geneva, supporting two dynamic teams in programmes and operations. The environment is multicultural, mission‑driven, people‑centered and offers excellent working conditions. We are looking for a proactive, organised and adaptable Team Assistant who enjoys variety, takes initiative and thrives in a fast‑paced setting.

We are looking for an legal administrative assistant 50% to join the legal department within the professional services sector in Bern. this role requires strong organizational skills and a proactive approach to effectively support the team.

This position combines front-office excellence with office management and administrative coordination. As the face of the company, you ensure a professional and efficient experience for employees, clients, and business partners.

At the same time, you oversee office operations, support management with administrative tasks, and help shape internal processes as the organization grows.

Dans un environnement opérationnel et bienveillant, nous recherchons un·e Assistant·e administratif·ve pour soutenir le service maintenance et atelier. Le poste est clé pour garantir le bon fonctionnement administratif et financier de l'activité, en lien étroit avec le responsable maintenance. Il s'agit d'une mission temporaire.

We are seeking a highly motivated Project Coordinator to join an international team in Geneva. This role requires exceptional organizational skills and strong technical proficiency to support complex projects in a fast-paced environment.
If you are detail-oriented, tech-savvy on excel, and eager to make an impact, we would love to hear from you!

Our client is a fast-growing Geneva-based startup committed to innovation and excellence. We are looking for a proactive and organized Administrative Assistant to join our team and provide essential support for their daily operations at 50%.

En tant que clerc de notaire en droit des sociétés; vous prêtez également main forte en droit immobilier pour soutenir l'équipe.

En tant qu'assistante juridique pour cette Etude, vous combinez des missions administratives et organisationnelles avec un soutien direct aux avocats dans leurs tâches juridiques.

En tant qu'assistante administrative au sein de ce bureau d'architectes, vous êtes au cœur de l'administration quotidienne de la structure. En contact direct et régulier avec les architectes associés, vous contribuez activement au bon fonctionnement de leurs activités.

En tant que collaborateur-trice de Notaires, vous participez activement à la rédaction des actes et avez une autonomie complète sur les dossiers de l'Etude assistant les 3 notaires.

En tant qu'assistante administrative et à la direction à temps partiel, vous avez un cahier de charge polyvalent pour assurer le soutien administratif du l'équipe et du bureau.

Vous êtes la nouvelle Personal & Executive Assistant à 50 % et pontentiellement évolutif, pour accompagner le CEO jeune et dynamique d'une entreprise familiale active dans le domaine de la finance à Genève.

Nous recherchons un/e Assistant/e Commercial pour soutenir l'équipe de vente dans le secteur horloger. Ce poste permanent est basé au Brassus et offre une opportunité idéale pour développer vos compétences dans un environnement stimulant.