Save Job Back to Search Job Description Summary Similar Jobs Added 30/07/2026Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten VertrauenspositionBreites internationales Aufgabengebiet mit hoher EigenverantwortungAbout Our ClientUnser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.Job DescriptionProaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen AufgabenVorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen DokumentenUnterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen GenehmigungsprozessenOrganisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-MeetingsSchnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen PartnernPflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen UnterlagenKoordination von Rechnungsfreigaben und ZahlungsprozessenUnterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen AdministrationsaufgabenZusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und FinanzdienstleisternVorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen FachspezialistenKommunikation mit Banken, Versicherungen und externen DienstleisternBetreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und AuslandMitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden ProjektenUnterstützung im Facility Management von Geschäfts- und WohnliegenschaftenKoordination externer Partner und DienstleisterBearbeitung von physischen und digitalen DokumentenablagenEmpfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und VeranstaltungenVerwaltung eines komplexen und internationalen TerminkalendersOrganisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und ReiseroutenUnterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOsKoordination verschiedener privater und geschäftlicher TermineUnterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher VertraulichkeitThe Successful ApplicantMehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-EbeneNachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen UnternehmensumfeldStilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftProfessioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen BeraternErfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von VorteilGute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-KoordinationHohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes VerantwortungsbewusstseinOrganisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-MentalitätGültiger Führerausweis Kat. BWhat's on Offer Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.Quote job refJN-072026-7072233Job summaryJob FunctionOffice & Management SupportSpecialisationPAIndustryBusiness ServicesWhereSt. GallenContract TypePermanentJob ReferenceJN-072026-7072233
