Das virtuelle Onboarding: Die Manager-Erfahrung bei der PageGroup

In den letzten Wochen haben Unternehmen vermehrt damit begonnen, neue Mitarbeiter virtuell einzustellen und in die Firma einzuführen. PageGroup bildet da keine Ausnahme.

Wir haben einen unserer Schweizer Führungskräfte, Luis Granato, nach seinen Eindrücken zum virtuellen Onboarding-Prozess gefragt, den er kürzlich mit seinem neuesten Teammitglied, Sophie Dornbach, durchgeführt hat.

In einem konventionellen Onboarding-Set-Up würde Sophie ihren Tag umgeben von Beratern verbringen, an persönlichen Interviews teilnehmen und viel lernen, indem sie unsere täglichen Aktivitäten im Grossraumbüro beobachtet. Ihr Manager würde sehen, wie sie sich zurecht findet, und für alle Fragen zur Verfügung stehen.

Beim Remote-Onboarding ist es von äusserster Wichtigkeit, sehr gut organisiert zu sein und alles im Voraus zu planen. Sophie nimmt immer noch an den Interviews teil, aber virtuell. Die anderen Teams wurden ermutigt, sie zu ihren Terminen einzuladen. 

Für den sozialen Aspekt der Zugehörigkeit zum Team arrangierten wir virtuelle Kaffee-Treffen und fügten Sophie zu allen unseren Gruppen (WhatsApp, Yammer, Microsoft Teams usw.) hinzu. Sie erhielt Begrüssungsanrufe von mir, der Personalabteilung und ihrem Götti, der sie vor allem in den ersten Wochen bei der Beantwortung von Fragen unterstützt, ihr die Besonderheiten des Unternehmens und der Kultur erläutert und ihr das Gefühl vermittelt, willkommen zu sein. Sophie hingegen schickte allen eine nette E-Mail, in der sie sich vorstellte. 

Was den technischen Aufbau anbelangt, so verwenden wir beim Remote-Onboarding die gleichen Tools wie beim herkömmlichen Prozess, bei dem es sich hauptsächlich um Microsoft Teams handelt. Im ersten Schritt erhielt Sophie die theoretische Schulung von HR und unserer Boost-Plattform. Boost ist unsere eigene Online-Schulungsplattform, auf der sowohl eine einmonatige Einführung für alle neuen Berater angeboten wird als auch weitere Module für spezifische Programme und Fähigkeiten. Unser Talent Development Team arbeitet ständig an neuen aufschlussreichen Inhalten. Darüber hinaus nahm Sophie als Teil ihres Lernprozesses auch an Sitzungen mit Kunden und Kandidaten anderer Berater teil. 

Als nächstes nahm Sie den Kontakt zu ihren eigenen Kunden und Kandidaten auf. Nach ihren ersten Anrufen haben wir uns zusammengesetzt, um letzte Zweifel und Fragen zu klären und die Vorgehensweise zu optimieren.

Auch wenn wir in einem regelmässigen Austausch stehen, habe ich als Manager weniger Kontrolle im virtuellen Onboarding-Prozess. Man muss dem Berater viel mehr Freiraum geben, damit er/sie seine/ihre Aufgaben erledigen und sich klare Ziele setzen kann.

Kurz gefasst lautet die Antwort: Ja. 

HR und mein Team haben hervorragende Arbeit geleistet, um Sophie auf ihre Funktion vorzubereiten. Sie stand in ständigem Kontakt mit ihren Kollegen und den anderen Mitarbeitern aus ihrem Büro und ist sehr schnell Teil des Teams geworden. 

Ich würde mein Team gerne wieder im Büro sehen, aber wir werden Schritt für Schritt vorgehen und auf freiwilliger Basis beginnen. Das Home-Office ist die Zukunft, aber ich bevorzuge es, mein Team teilweise von zu Hause und teilweise im Büro arbeiten zu lassen.

Mit der Erfahrung der letzten Monate wissen wir jetzt auch, dass wir viele Interviews virtuell durchführen können. Persönliche Treffen sind nicht mehr so ausschlaggebend wie früher. 

Normalerweise organisiere ich meinen Tag gerne mit einem hohen Mass an Flexibilität. Das ist in einem virtuellen Prozess nicht möglich. Man muss sehr streng mit seiner Agenda und der Agenda des neuen Personalberaters umgehen. Aus diesem Grund haben wir von Anfang an eine klare Struktur definiert. 

Sophie erhielt viele Einladungen zu virtuellen Kaffees und Interviews, was für sie etwas überwältigend war. Deswegen gingen wir gemeinsam ihren Kalender durch, um Prioritäten für Treffen und Termine zu setzen. 

Zudem erstellten wir einen klaren Plan mit dem, was in den ersten Monaten von Sophie erwartet wird. Sophies Buddy spielte auch eine wichtige Rolle, da er ihr bei Fragen oder Zweifeln half und sie bei der Bindung an das Team unterstützte. 

Ich denke, die Arbeit vom Büro aus wird immer noch wichtig sein, weil unser Teamgeist im Büro gestärkt wird und man die Energie im Raum spüren kann.

Auf der anderen Seite sehe ich das Remote-Onboarding als eine fantastische Alternative zum traditionellen Verfahren. Virtuelle Schulungen sind kürzer und interaktiver, was Sophie geholfen hat, schneller zu lernen. Auch die interne Kommunikation während des Onboardings war grossartig. 

Sophie konnte auf Yammer Neuigkeiten von unserem CEO lesen, interessante Einblicke aus anderen Ländern hören und Tipps zur Arbeitsweise erhalten.