Wie Sie eine sinnvolle Stellenanalyse durchführen

Im Einstellungsprozess kommt der Stellenanalyse eine besondere Bedeutung zu. Vor dem Verfassen der Stellenanzeige gilt es, die aktuellen Verantwortungsbereiche der Position zu überprüfen, beispielsweise im Hinblick darauf, ob künftige neue Tätigkeiten hinzukommen oder bestehende wegfallen.

Wozu dient eine Stellenanalyse?

Für einen neuen Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, was von ihm erwartet wird. Dazu ist eine Stellenanalyse erforderlich, in der alle Informationen zu der ausgeschriebenen Stelle zusammengestellt werden: Die Pflichten, Verantwortungsbereiche, notwendige Kenntnisse, gewünschte Ergebnisse sowie das Arbeitsumfeld. Die Stellenanalyse gibt Aufschluss über folgende Fragen:

• Wie gestalten sich Umfang und Art der Aufgaben? Welche Kenntnisse sind erforderlich: manuelle, verwaltungs-, verkaufs- oder führungstechnische Fähigkeiten?
• Werden spezielle Kenntnisse benötigt, wie Maschinenbedienung, Softwares, Fremdsprachen?
• Welche persönlichen Stärken und welches Verhalten sind erwünscht: Zuvorkommenheit, Flexibilität, Umsicht etc.?
• In welchem Kontext werden die Aufgaben ausgeführt? Gibt es ständigen Kontakt mit Kunden oder andern Mitarbeitern?
• Auf welcher Verantwortungsebene bewegt sich die Stelle? Wer ist der nächste Vorgesetzte und wie sieht die Zeichnungsberechtigung aus?
• Welchen Einfluss haben die Arbeitsbedingungen darauf, wer für die Stelle geeignet ist?

Wie Sie die richtigen Informationen sammeln

Um alle erforderlichen Informationen für eine möglichst vollständige Stellenanalyse zusammenzustellen, können Sie die nachfolgenden Quellen nutzen. Informationen aus erster Hand erhalten Sie von Personen, die die Stelle zuvor innehatten. Bei einer neu geschaffenen Stelle greifen Sie auf Quellen aus dem nahen Umfeld zurück, beispielsweise:

• Die Gruppe oder das Team, in dessen Aufgabenbereich die Stelle angesiedelt wird. Vielleicht wird dort ein Teil der Aufgaben bereits bearbeitet und nun mit in die zu schaffende Stelle übernommen. Vor allem in Kleinbetrieben werden aufgrund des Arbeitsdrucks Aufgaben oft so verteilt.
• Den direkten Vorgesetzten oder eine Person, die in anderer Weise eine Kontrollfunktion ausübt. Beachten Sie jedoch, dass diese Informationen nach Ihren Vorstellungen vorselektieren können.

Berücksichtigen Sie alle verfügbaren Quellen, um ein vollständiges Bild über die Anforderungen zu erhalten. Falls Sie Ihrem eigenen Unternehmen nicht die notwendigen Informationen erhalten, konsultieren Sie Quellen aus befreundeten Unternehmen mit ähnlichen Stellen. Das Konzept einer Stellenanalyse bezieht sich auf die Bewertung der Stelle, nicht dem zukünftigen Angestellten. Als Ergebnis der Analyse erhalten Sie die wesentlichen Aufgaben, eine Liste mit Pflichten und Verantwortungsbereichen, den Zeitbedarf für jede Aufgabengruppe als Prozentsatz, die Bedeutung der Stelle im Vergleich mit anderen Positionen, das erforderliche Fachwissen sowie Kenntnisse und Fähigkeiten. Ebenso sind die Arbeitsbedingungen mit aufzunehmen. Auf der Basis der Stellenanalyse entwickeln Sie die Stellenbeschreibung. Mit der richtigen Stellenbeschreibung können Sie den Einstellungsprozess starten und den passenden Kandidaten auswählen.

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