Accueillir de nouveaux employés à distance: Il est tout à fait possible d’accueillir un nouvel employé comme il se doit à distance

Préparez l’arrivée du nouvel employé

On oublie parfois cette étape, mais elle est encore plus importante lors de l’accueil à distance d’un employé. Tout se résume à une question clé : que voulez-vous que votre nouvel employé fasse le premier jour ? Il faudra lui envoyer un e-mail de bienvenue une semaine ou deux avant sa prise de poste pour le lui indiquer. Renseignez-le sur la marche à suivre pendant les premières semaines. Décomposez la première semaine du lundi au vendredi, chaque jour étant divisé et structuré en tâches du matin et de l’après-midi. Cela lui permettra de se préparer mentalement et de savoir clairement à quoi s’attendre une fois qu’il aura commencé à travailler.

Vous devrez également lui fournir les coordonnées d’une personne à contacter (son supérieur hiérarchique ou le département des ressources humaines) en cas de question. Guidez-le également à travers votre plateforme d’apprentissage numérique, si vous en avez une. Si possible, associez-le à un compagnon de travail ou à un mentor afin de l’aider dans ses débuts. En plus de représenter une mine de connaissances, les mentors peuvent jouer un rôle clé dans l’évolution personnelle et professionnelle d’un nouveau venu. Leur rôle est crucial
car ils aident les nouveaux employés à s’orienter dans leur nouvel environnement, il convient donc d’y penser dès la phase de préparation. Envoyez-lui le livret d’accueil de votre entreprise ou fournissez-lui des liens menant vers des ressources liées à son poste. Tout ceci l’aidera à s’inscrire pleinement dans la culture, la vision et les valeurs de l’entreprise.

Les outils informatiques

Une fois la phase de préparation terminée, assurez-vous que votre nouvel employé est en mesure de travailler à distance. Allez-vous lui fournir un ordinateur portable et un téléphone professionnels ou devra-t-il s’en procurer lui-même ? Il est important d’être clair sur ce genre de détails dès le départ. Vous devez également vérifier qu’il dispose d’un espace de travail adapté et d’un accès à une connexion internet fiable. Si possible, permettez-lui de contacter une équipe ou une personne du département informatique qui pourra l’aider au début de son processus d’intégration. Cela peut prendre la forme d’une série de réunions ou d’un portail
en ligne dédié. Enfin, n’oubliez pas la sécurité de votre entreprise. Assurez-vous donc que le nouvel arrivant connaît bien vos politiques informatiques et se connecte par l’intermédiaire d’un réseau VPN sécurisé.

Établissez des lignes de communication claires

Certains nouveaux venus peuvent travailler seuls dans leur environnement et se sentir coupés du monde sans communication régulière. Cela est d’autant plus vrai qu’il est peu probable qu’ils aient rencontré beaucoup de leurs collègues en personne, si ce n’est peut-être pendant le processus de recrutement.

C’est pourquoi il est essentiel d’organiser une série d’appels vidéo ou téléphoniques avec les personnes clés de l’entreprise au cours des premiers jours. Il existe une multitude de bons outils à utiliser, tels que Microsoft Teams, Zoom et Skype, pour n’en citer que quelques-uns. Cela aidera le nouveau venu à mieux comprendre la façon dont son poste s’inscrit dans la stratégie globale de l’entreprise et l’aidera à établir des relations plus solides.

Faites régulièrement le point

Il est toujours bon de faire régulièrement le point avec un nouvel employé, et cela est encore plus nécessaire lorsqu’on l’accueille au sein de l’entreprise à distance plutôt qu’en personne et en présence d’autres membres de l’équipe. Il est important de trouver un équilibre entre la création de lignes de communication ouverte claires et le fait de donner à quelqu’un l’impression d’être soumis à un micromanagement, même à distance. Pendant la première semaine environ, une mise au point quotidienne est indispensable, mais pourra être rendue moins fréquente par la suite, en particulier à mesure que votre nouvel employé apprendra à connaître ses collègues et multipliera les voies de communication au sujet des projets et des priorités. Appuyez vos appels vidéo ou vos conversations téléphoniques par des actions claires par e-mail : cela vous permettra également de disposer d’un support auquel vous référer lors de votre prochaine mise au point. Il est également important que la formation
d’accueil soit variée. Des journées interminables de formation à la conformité, par exemple, ne seront pas motivantes. Veillez à ce que la proposition de valeur faite aux employés de votre entreprise soit au cœur de votre formation, et faites de votre mieux pour la concrétiser et la rendre pertinente aux yeux du nouveau venu.

Formulez des commentaires sur ses performances

Bien qu’il s’agisse d’une situation unique, le processus de probation remplit toujours la même fonction en permettant aux deux parties de décider si le poste est bien adapté et si le nouvel employé répond aux attentes. Toutefois, il est évident que vous devrez peut-être tempérer certaines attentes ou tenir compte de certains éléments du poste, étant donné la configuration inhabituelle du poste à distance et le fait que la formation ou l’observation peuvent être rendues plus difficiles par l’éloignement. Il est également judicieux d’obtenir de votre nouvelle recrue des commentaires sur le programme d’intégration dans son ensemble :
vous pourrez ensuite intégrer les enseignements tirés dans le processus lors de la prochaine intégration à distance d’un employé.

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