Zurück zur Suche

ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

Zug Interim View Job Description
Als Office Manager sind Sie für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags verantwortlich und fungieren als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher, Lieferanten sowie das Management. Sie stellen eine professionelle, organisierte und serviceorientierte Arbeitsumgebung sicher und übernehmen vielseitige administrative sowie organisatorische Aufgaben.

hinzugefügt 02/10/2026

  • Befristeter Einsatz für 4 Monate
  • 100 % vor Ort

Firmenprofil

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Bereich Financial Services mit Sitz in Zug, suchen wir einen erfahrenen Office Manager (m/w/d). Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende in mehreren europäischen Standorten und legt grossen Wert auf Professionalität, Serviceorientierung und eine effiziente Büroorganisation.

Stellenbeschreibung

  • Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe
  • Koordination von Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie externen Dienstleistern
  • Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner
  • Organisation von internen Meetings, Workshops, Management-Besuchen und Firmenevents
  • Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams
  • Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik
  • Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung inklusive Bestellwesen und Lagerbestand
  • Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozessen
  • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
  • Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen
  • Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste

Anforderungsprofil

  • Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie professionelles und diskretes Auftreten
  • Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams)
  • Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

Sonstige Informationen

  • Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung
  • Breites Aufgabenspektrum und viel Gestaltungsspielraum
  • Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern
  • Dynamisches und professionelles Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Zug
Referenznummer angeben
JN-102026-7117606

Zusammenfassung

Berufsfeld
Büro & Geschäftsunterstützung
Näheres Berufsfeld
Büro Manager (m/w)
Branche
Financial Services
Ort
Zug
Vertragsart
Interim
Referenznummer
JN-102026-7117606

Die Michael Page verpflichtet sich zu Chancengleichheit, als Arbeitgeber genauso wie als Dienstleistungsunternehmen. Wir treffen Rekrutierungsentscheidungen ausschließlich basierend auf Erfahrungen und Fähigkeiten der Bewerberinnen und Bewerber. Diese Maxime gilt nicht nur für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für unsere Arbeit in der Recruiting-Branche.