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Erfahrene Executive Assistant (m/w/d) 100%

Zürich Permanent View Job Description
In dieser zentralen Funktion stellen Sie einen reibungslosen Tagesablauf sicher, fungieren als verlässliche Ansprechperson für das Management und koordinieren vielseitige bereichsübergreifende Themen in einem dynamischen, globalen Umfeld. Diese Position ist vollumfänglich vor Ort angesiedelt, um eine optimale Zusammenarbeit und Unterstützung sicherzustellen.

Added 31/03/2026

  • C-Level Support in einem International renommierten Unternehmen gesucht
  • Executive Support, Projektkoordination und internationale Zusammenarbeit

About Our Client

Für unseren Kunden, ein international renommierter Konsumgüterkonzern mit Hauptsitz im Grossraum Zürich, suchen wir derzeit eine erfahrene, serviceorientierte und diskrete Executive Assistant, die Mitglieder des Senior Leadership Teams unterstützt.

Job Description

In dieser abwechslungsreichen Position übernehmen Sie die Gesamtverantwortung für organisatorische, administrative und kommunikative Aufgaben, darunter:

  • Proaktive Verwaltung komplexer Kalender sowie Planung und Koordination von nationalen und internationalen Meetings und Geschäftsreisen
  • Erstellung von Spesenabrechnungen, Abwesenheitsübersicht, Rechnungsbearbeitung sowie Unterstützung im Budgetmonitoring
  • Zentrale Ansprechperson für externe Anfragen und Gewährleistung einer zeitgerechten und präzisen Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
  • Koordination von Recruiting-Aktivitäten wie Terminplanung für Interviews (virtuell und vor Ort) sowie Kommunikation mit Kandidaten
  • Strukturierte Projektunterstützung, inklusive Konsolidierung finanzieller Informationen in Excel, Erstellung von Präsentationen sowie Protokollierung von Meetings und Verfolgung offener Punkte
  • Schnittstelle für internationale Themen zwischen verschiedenen Tochtergesellschaften und internen Funktionen
  • Unterstützung bei der Koordination vielfältiger interner und externer Kommunikations- und Austauschpunkte
  • Mithilfe bei der Vorbereitung und Durchführung kleinerer Veranstaltungen, inklusive Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Materialien

The Successful Applicant

Für diese Funktion bringen Sie ein dienstleistungsorientiertes Mindset, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (KV) oder gleichwertige Qualifikation; eine Zusatzqualifikation als Executive Assistant ist von Vorteil
  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Senior Executive Assistant, idealerweise mit Unterstützung von C-Level-Führungskräften in vertraulichen oder komplexen Bereichen (z. B. HR, Corporate Functions)
  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse; jede weitere Sprache ist ein Plus
  • Stilsichere und professionelle Kommunikation auf allen Hierarchiestufen
  • Hohe MS-Office-Kompetenz, insbesondere in Excel und PowerPoint
  • Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen, ohne die Genauigkeit aus den Augen zu verlieren
  • Ausgeprägte Detailorientierung, starke Priorisierungskompetenz sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
  • Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägter Teamgeist

What's on Offer

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Quote job ref
JN-032026-6985061

Job summary

Job Function
Office & Management Support
Specialisation
Executive Assistant
Industry
FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
Location
Zürich
Contract Type
Permanent
Job Reference
JN-032026-6985061

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