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ASAP - Executive Assistant (m/w/d) 100%

Zürich Interim View Job Description
Als Executive Assistant agieren Sie als verlässliche Sparringspartnerin der Geschäftsleitung und stellen sicher, dass sowohl strategische Initiativen als auch operative Prozesse effizient umgesetzt werden. Sie steuern komplexe Abläufe mit Weitblick, übernehmen im Hintergrund Verantwortung und behalten auch in dynamischen Situationen stets den Überblick.

Added 18/05/2026

  • 6 Monatiger Temporärer Vertrag mit Option auf Verlängerung
  • Einblicke in ein anspruchsvolles Arbeitssumfeld

About Our Client

Für ein Gesundheitsunternehmen in der Schweiz mit einem umfassenden Leistungsangebot suchen wir eine erfahrene Executive Assistant, die mit Professionalität und Engagement Führungskräfte auf höchstem Niveau unterstützt.

Job Description

  • Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Anliegen des Executive Managements und gewährleisten einen effizienten, klar strukturierten Informationsfluss.
  • Sie managen die Agenda eigenverantwortlich, setzen Prioritäten gezielt und stellen sicher, dass die Führungsebene jederzeit optimal vorbereitet ist.
  • Sie dokumentieren Meetings, verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent und behalten Fristen sowie Fortschritte zuverlässig im Blick.
  • Sie organisieren Geschäftsreisen, Termine, Veranstaltungen und übernehmen die vollständige Spesenkoordination.
  • Sie erstellen anspruchsvolle Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen und sorgen für höchste Qualität in Inhalt und Darstellung.
  • Sie verfassen professionelle Korrespondenz auf Deutsch und Englisch für interne und externe Stakeholder.
  • Sie gehen verantwortungsvoll und diskret mit vertraulichen Informationen um und wahren jederzeit höchste Vertraulichkeit.
  • Sie koordinieren interne Events, Workshops sowie den Besuch externer Partner und Führungspersönlichkeiten.
  • Mit Ihrer proaktiven Arbeitsweise erkennen Sie frühzeitig Handlungsbedarf, antizipieren Anforderungen und unterstützen das Management vorausschauend und effizient.

The Successful Applicant

  • Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung sowie eine weiterführende Qualifikation im Assistenzbereich oder eine vergleichbare Ausbildung.
  • Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion mit, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
  • Sie kommunizieren souverän in Deutsch und Englisch; zusätzliche Sprachkenntnisse sind ein Plus.
  • Sie sind versiert im Umgang mit MS Office und nutzen digitale Tools sowie moderne Arbeitsplattformen routiniert und effizient.
  • Sie überzeugen durch eine hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit sowie eine schnelle Auffassungsgabe.
  • Sie arbeiten strukturiert, eigenverantwortlich und behalten auch bei komplexen Aufgabenstellungen stets den Überblick.
  • Sie schätzen den Austausch mit unterschiedlichen Stakeholdern und treten jederzeit professionell, serviceorientiert und sicher auf.

What's on Offer

Sie erwartet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld. Sie werden Teil eines engagierten, unterstützenden Teams, das Wert auf Zusammenarbeit, Qualität und einen respektvollen, kollegialen Umgang legt und gemeinsam Erfolge vorantreibt.

Quote job ref
JN-052026-7019023

Job summary

Job Function
Office & Management Support
Specialisation
Executive Assistant
Industry
Healthcare / Pharmaceutical
Location
Zürich
Contract Type
Interim
Job Reference
JN-052026-7019023

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